Importera er bokföring med SIE4 för faktureringsmetoden

En SIE4-fil kan underlätta bokföringen genom att överföra alla bokföringsposter till ett bokföringsprogram. Detta sparar tid, minskar risken för manuella fel och gör att all information snabbt och smidigt kan analyseras eller bearbetas vidare.

Enligt önskemål från våra föreningar går den nya rapporten nu att plocka ut med de mellanrum som passar er, i stället för bara en gång i månaden som tidigare.

I dagsläget finns SIE4-rapporter för er som bokför enligt faktureringsmetoden. Det innebär att föreningen bokför redan när fakturor skickas ut, även om inbetalningar inte skett än. Till skillnad från kontantmetoden där man endast bokför när fakturan faktiskt betalas. Använder ni kontantmetoden får ni istället bra koll via Utbetalningsrapporten.

SIE4-filerna innehåller i dagsläget verifikat för när en faktura skickas, när en inbetalning görs till vår betalpartner Ping Payments, när Ping gör en utbetalning till er samt när en faktura makuleras (fler verifikat tillkommer när ytterligare funktionalitet lanseras). Verifikaten innehåller kontokod/kontonummer, kostnadsställe (om ni använt er av det) samt summa.

Verifikaten reflekterar de inställningar ni har på varje avgift under Admin > Fakturering> Avgifter när fakturan skickas. I klubbadmin under Ekonomi > Inställningar > Bokföringskonton gör ni eventuella justeringar för er kontoplan.

Skapa SIE4-rapporter

  1. Navigera till klubbadmin via “Admin” > “Till klubbadmin” (orange knapp).
  2. Klicka på “Ekonomi” > “Rapporter” > fliken “Bokföring (SIE4)”.
  3. Välj önskat slutdatum och klicka på “Skapa rapport”.

Observera följande(!):

  • Rapporter kan inte tas bort eller ändras i efterhand så tänk till innan vilka datumspann som fungerar för er.
  • Den första filen inkluderar era eventuella historiska händelser med vår nya betalpartner Ping Payments från och med 14 februari 2024 för skickade fakturor och 1 november 2023 för donationer via insamlingar eller månadsgivare.
  • Får du valet att importera räkenskapsår i ditt bokföringsprogram så väljer du att fortsätta utan att importera räkenskapsår.
  • SIE4-filerna bryter på datum, inte ett specifikt klockslag, så du kan som senast välja “igår” som slutdatum för din fil. Har det skapats fakturor/avier som fått inbetalningar till Ping samma dag så är alltså dessa verifikat med i samma fil.
  • Det finns några olika scenarier ni som förening kan befinna er i när ni vill börja använda de nya SIE4-filerna, så läs gärna igenom hela guiden för att bilda er en uppfattning om när det passar bäst för er att börja använda filerna. Mer om det nedan!

 

Scenario 1: Ni är nya på fakturering i laget.se eller ni HAR INTE bokfört något manuellt sedan bytet till ny betalpartner (februari 2024):

Inga konstigheter. Ni kan skapa en ny fil till och med det datum ni önskar. Alla faktureringshändelser som gjorts via vår nya betalpartner Ping Payments kommer finnas med. Ni bestämmer själva om ni exporterar ut en SIE4-fil för hela perioden eller delar upp det i filer med kortare datumintervall.

 

Scenario 2: Ni HAR bokfört manuellt sedan bytet till ny betalpartner (februari 2024) men alla fakturor är avslutade och färdigkonterade:

Om alla era fakturor är avslutade (inga skickade eller förfallna) och ni har konterat dessa manuellt så blir det här en naturlig brytpunkt för er att komma i gång och använda SIE4-filerna för nästa faktureringsomgång. Det kan vara enklare än att börja använda dem mitt i en aktiv fakturering.

Så fungerar det:

  1. Se till att alla fakturor är avslutade (betalda eller makulerade). Använd filtret Status under Admin > Fakturering > Fakturor för att extrakolla detta.
  2. Generera en SIE4-fil som sträcker sig fram till dess att allt är färdigkonterat. Denna fil ska INTE användas. Det ger annars dubbla verifikat i ert bokföringsprogram.
  3. Kolla att er kontoplan stämmer i klubbadmin under Ekonomi > Inställningar > Bokföringskonton.
  4. Kolla att era avgifter har rätt bokföringskonto kopplat till sig på de avgifter ni ska använda under Admin > Fakturering > Avgifter och addera kostnadsställe, om ni önskar använda det, innan ni börjar skicka ut nya fakturor.
  5. Generera en ny SIE4-fil som ni importerar i ert bokföringsprogram. Den här filens startdatum kommer att vara datumet efter den förra filens slutdatum och ni riskerar därför inte dubbla verifikat.

Scenario 3 : Ni HAR bokfört manuellt sedan bytet till ny betalpartner (februari 2024) och ni har utestående fakturor som ej är avslutade:

Om du har bra koll på bokföring och väljer att importera en fil mitt i en aktiv fakturering trots att du börjat bokföra detta manuellt är det bra ha med dig att verifikaten reflekterar de inställningar ni hade på varje avgift under Admin > Fakturering> Avgifter när fakturan skickades.

Så skulle inställningarna i laget.se (och därmed i SIE4-filen) skilja sig från de inställningar ni har i ert bokföringsprogram vid utskickstillfället så behöver ni justera detta manuellt genom att boka om summorna i ert bokföringsprogram.

Alternativt kan ni öppna filen i ett textredigeringsprogram innan importen och med hjälp av funktionen “Find & Replace” ändra exempelvis en felaktig kontokod mot den korrekta. Välkommen att kontakta vår support om du behöver hjälp med detta.

Så fungerar det:

  1. Bestäm dig för ett brytdatum och generera en rapport för den period du hanterat manuellt. Denna fil ska INTE användas.
  2. Generera en ny SIE4-fil. Den här filens startdatum kommer att vara datumet efter den förra filens slutdatum och riskerar därför inte dubbla verifikat i ert bokföringsprogram.
  3. Justera eventuella skillnader för exempelvis kontonummer/kontokod genom att boka om summorna manuellt efter import eller öppna filen i ett textredigeringsprogram och justera filen innan importen via funktionen “Find & Replace”.

Djupdykning i SIE4-filerna:

  • När en faktura skapas bokförs den på ert angivna kundfordringskonto. (standardkonto 1500) samt de intäktskonton som valts för avgifterna.
  • När en inbetalning görs, bokförs den på klientmedelskontot (standardkonto 1940) med motkonto kundfordringar.
  • Om en faktura makuleras vänds bokningen av kundfordran och intäkter för den.
  • Har ni en insamling eller månadsgivare i gång bokförs en intäkt mot kontot för övriga intäkter (standardkonto 3999), med motkonto klientmedel när en donation mottas.
  • När Ping Payments betalar ut pengar till ert bankkonto, bokförs det mot ert bankkonto (standardkonto 1930).
  • Om föreningen står för serviceavgiften, inkluderas detta i bokföringen vid utbetalningen från Ping, och då bokförs det mot kontot för serviceavgifter (standardkonto 6571).

Exempel på verifikat:

När en faktura skapas:
1500 Kundfordringar Debet 900
3040 Medlemsavgifter Kredit 200
3052 Träningsavgifter Kredit 700

När det görs en inbetalning:
1500 Kundfordringar Kredit 900
1940 Klientmedel Debet 900

När det görs en utbetalning till er:
1940 Klientmedel Kredit 900
1930 Bankkonto Debet 900

När en faktura makuleras:
1500 Kundfordringar Kredit 900
3040 Medlemsavgifter Debet 200
3052 Träningsavgift Debet 700

Powered by Zendesk